Tuo arkistoon -näkymä on tarkoitettu tilitoimistokäyttäjille useiden dokumenttien yhtäaikaiseen käsittelyyn ja arkistointiin. Dokumentteja voi saapua näkymään muista Easorin palveluista, mutta niitä voi myös lisätä itse. Dokumenteille asetetaan puuttuvat tiedot ja dokumenttikohtaiset katseluoikeudet.
Esikatsele dokumentteja viemällä kursorin esikatselukuvakkeen päälle rivin oikeassa reunassa tai avaa dokumentti uudelle välilehdelle klikkaamalla tiedostonimeä. Infokuvakkeesta näet dokumentin katseluoikeudet.
Lisää katseluoikeuksia
Lisää katseluoikeuksia valitsemalla ne dokumentit, joihin haluat antaa tietyille käyttäjille katseluoikeudet.
- Valitse dokumentit, joihin haluat antaa tietyille käyttäjille katseluoikeudet.
- Yläreunaan ilmestyy uusia painikkeita. Valitse Lisää katseluoikeuksia.
- Lisää käyttäjäkohtaisia katseluoikeuksia -dialogissa voit muokata dokumenttien katseluoikeuksia. Huomioi, että muutokset kohdistuvat kaikkiin valittuihin dokumentteihin.
- Valitse Käyttäjä-valikosta ne käyttäjät, jotka saavat nähdä kaikki valitut dokumentit.
- Poista käyttäjä nimen vieressä olevasta rastista.
- Valitse Poista aiemmat katseluoikeudet ja korvaa ne uusilla, jos haluat poistaa kaikki vanhat katseluoikeudet.
- Lopuksi valitse Lisää.
- Infokuvakkeesta näet dokumentin katseluoikeudet.
Muokkaa dokumenttien tietoja
Jos haluat muokata dokumentin tietoja, klikkaa kenttää, jota haluat muokata. Päivitä tiedot ja klikkaa kentän ulkopuolella, niin tiedot tallennetaan automaattisesti.
Valitsemalla tiedostonimen voit valita muodostetaanko arkisto-näkymässä esitettävä tiedostonimi kategorian, päivämäärän ja tarkenteen yhdistelmänä vai käytetäänkö alkuperäistä tiedostonimeä.
Voit myös muokata useamman tiedoston tietoja kerrallaan. Valitse yksi tai useampi dokumentti. Yläreunaan ilmestyy uusia painikkeita. Valitse Muokkaa ominaisuuksia.
Arkistoi dokumentteja
Kun haluat arkistoida dokumentteja, valitse yksi tai useampi dokumentti. Lisää-painike muuttuu Arkistoi-painikkeeksi. Valitse Arkistoi.
Arkistoi dokumentit -dialogissa näet dokumenttien katseluoikeudet ja voit vielä muokata yksittäisten dokumenttien oikeuksia. Valitse Käyttäjä-valikosta henkilö, jolle haluat lisätä katseluoikeudet tai poista valittu henkilö nimen vieressä olevasta rastista. Roolipohjaisia katseluoikeuksia ei voi muokata.
Huomioi, että muutokset koskevat vain dokumenttia, jonka olet valinnut listalta. Jos haluat tehdä muutoksia useaan dokumenttiin kerralla, katso kappale Lisää katseluoikeuksia.
Jos haluat lähettää sähköpostilla ilmoituksen dokumentin arkistoinnista, valitse Lähetä viesti sähköpostilla arkistoinnin yhteydessä ja valitse Jatka. Jos et halua lähettää sähköpostiviestiä, poista valinta ja valitse Arkistoi.
Sähköpostiviesti lähetetään oletuksena henkilöille, joille on lisätty dokumentin katseluoikeus, mutta voit lisätä ja poistaa vastaanottajia vielä tässä vaiheessa. Valitse jokin valmiista viestipohjista ja valitse lopuksi Arkistoi. Dokumentit arkistoidaan ja tapahtumasta lähetetään sähköpostiviesti valituille henkilöille.