Arkisto-näkymässä on mahdollista lisätä Dokumentit-palveluun uusia dokumentteja ja poistaa dokumentteja arkistosta.
Toiminnot ovat näkyvillä vain tilitoimistokäyttäjille.
- Valitse Arkisto-näkymässä Lisää.
- Uusi dokumentti -sivulla, tuo tiedosto laitteeltasi ja täytä dokumentin tiedot. Sallitut tiedostotyypit sisältävät mm. PDF-tiedostot, yleisimmät kuvatiedostot, tekstitiedostot ja MS Office-dokumentit.
- Kategoria määrittelee dokumentin tyypin (esim. kirjanpito, palkat, hallinto) ja helpottaa dokumenttien hallinnointia. Kategorioita käytetään arkiston kansionäkymässä.
- Dokumentin päivä määrittelee mitä ajankohtaa dokumentin sisältö koskee. Se ei välttämättä ole sama kuin dokumentin arkistointipäivä.
- Esimerkiksi, dokumentti on hallituksen kokouksen pöytäkirja. Kokous on pidetty 1.6.2025 ja pöytäkirja on kirjoitettu ja tallennettu arkistoon 3.6.2025. Tällöin dokumentin päivä on 1.6.2025 ja dokumentin arkistointipäivä 3.6.2025.
- Tarkenne-kenttään voit kirjoittaa lisäkuvauksen dokumentista. Tarkenne lisätään tiedostonimen loppuun.
- Tiedoston nimi muodostuu automaattisesti dokumentin tietojen perusteella, mutta voit halutessasi vapaasti valita tiedostolle nimen.
- Roolipohjainen katseluoikeus määritellään dokumentille automaattisesti kategorian perusteella. Roolipohjainen katseluoikeus on tyypillisesti tilintarkastajilla ja näitä oikeuksia ei voi muokata.
- Käyttäjäkohtainen katseluoikeus määrittelee kuka voi katsella dokumenttia. Voit lisätä käyttäjäkohtaisia oikeuksia valitsemalla Lisää katseluoikeus tai poista katseluoikeus klikkaamalla rastia nimen perässä.
3. Valitse lopuksi Tallenna ja dokumentti lisätään arkistoon.
4. Jos haluat poistaa dokumentteja, valitse yksi tai useampi dokumentti ja sen jälkeen taulukon yläpuolelta Poista dokumentit.
Kun poistat dokumentteja, dokumentit poistetaan arkistosta ja ne tuhotaan lopullisesti 60 päivän kuluttua.