Tässä osiossa kuvataan, miten sähköisiä tiliotteita käsitellään kirjanpidossa ja miten tiliotetapahtumia tiliöidään tositteiksi.
Tiliotetapahtumiin siirtyminen
- Siirry Kirjanpidon etusivulta Tiliotetapahtumat-tositekategoriaan.
→ Avautuu Tiliotteet-näkymä. - Jos Tiliotetapahtumat-kategoria näkyy harmaana ilman kappalemäärää, kyseiselle ajanjaksolle ei ole käsiteltäviä tapahtumia. Tämä voi johtua siitä, että:
-
- tapahtumat on hyväksytty automaattisesti tiliöintisäännöillä tai tiliotteen kohdistussäännöillä, tai
- ajanjaksolle ei ole tullut sähköistä tiliotetta, tai
- asiakkaalla ei ole pankissa valtuutusta sähköisten tiliotteiden noutoon.
Tiliotetapahtumien tarkastelu
- Valitse Tapahtumat-osiosta tiliotetapahtumarivi. Näytössä ovat vain ne tapahtumat, joita automaattiset säännöt eivät ole hyväksyneet.
Tiliöinti
- Tee vastakirjaukset Tiliöinti-osiossa (oikea alareuna). Pankkitilin tiliöintiriviä ei voi muokata
- Hyväksy tosite, jolloin tiliotetapahtuma poistuu näkymästä ja voit siirtyä seuraavaan tapahtumaan.
Tilierittely
- Voit kohdistaa tiliotetapahtuman avoimeen saldoon Tilierittely-osiossa (oikea yläreuna). Jos kohdistus osuu täysimääräisesti ja saldo menee nollaan, tosite hyväksytään automaattisesti ja tapahtuma poistuu näkymästä.
Tiliotetapahtumat
Tapahtumat-osiossa käsitellään saapuneet sähköiset tiliotetapahtumat, joita ei ole vielä kohdistettu avoimiin saldoihin eikä hyväksytty kirjanpitoon.
- Voit kirjanpitojakson valinnalla näyttää tietyn avoimen jakson tai kaikkien avoimien jaksojen käsittelemättömät tiliotetapahtumat.
- Voit tarkastella tapahtumia pankkitilikohtaisesti.
- Saat näkyviin valitun tiliotetapahtuman tarkemmat tiedot valitsemalla rivin kolme pistettä -painikkeen. Tiedot avautuvat erilliseen ikkunaan.
- Voit avata ja sulkea yksittäisiä tapahtumarivejä rivin vasemmassa reunassa olevasta nuolesta.
- Koontiriviltä näet:
-
- kuinka monta tapahtumaa kokonaisuus sisältää
- tapahtuman tyypin
- Summa-sarakkeessa koontitapahtumien yhteissumman
Tilierittely ja tiliöinti
Tilierittely- ja tiliöinti -osiot toimivat tiliotetapahtumien käsittelyssä samalla tavalla kuin muiden tositekategorioiden tiliöinnissä.
Poikkeuksena on, että kun tiliotetapahtuma kohdistetaan avoimeen saldoon ja kohdistus menee nollaan, tosite hyväksytään automaattisesti.
- Valitse käsiteltävä tiliotetapahtuma Tapahtumat-osiosta.
- Valitse Tilierittely-osiossa ohjelman ehdottamista avoimista saldoista, johon tapahtuma kohdistetaan. Kun valitset avoimen saldon, tiliöintiriville päivittyvät automaattisesti kirjanpidon tili, summa ja riviselite
- Jos oikeaa kohdistusta ei löydy ehdotetuista riveistä, voit valita Tiliöinti-osiossa Tili-kenttään kirjanpidon tilin. Tämän jälkeen Tilierittely näyttää kyseisen tilin avoimet saldot.
- Ohjelma ehdottaa kohdistettavia avoimia saldoja summan ja/tai selitteen perusteella.
- Et voi muuttaa tositekategoriaa tai tositepäivää. Tositepäivä muodostuu aina tiliotteen kirjauspäivän mukaan.
- Hyväksy tosite, kun tiliöinti on valmis.
- Tosite hyväksytään automaattisesti, kun:
- kohdistus menee nollaan, ja
- tiliöinti menee tasan.
- Tällöin tiliotetapahtuma poistuu näkyvistä ja voit siirtyä seuraavan tapahtuman käsittelyyn.
Tiliöintisäännöt tiliotetapahtumille
Tiliöintisäännöillä voit luoda asiakaskohtaisia sääntöjä, joiden avulla tiliotetapahtumat voidaan tiliöidä ja tarvittaessa hyväksyä automaattisesti kirjanpitoon.
Tiliöintisäännön luominen
- Valitse tiliotetapahtuma, jolle haluat luoda säännön.
- Valitse Lisää uusi, jolloin uusi sääntö avautuu.
- Sääntöön tuodaan automaattisesti oletusehdot tiliotetapahtuman tiedoista.
- Oletusehdot hyödyntävät mm. tapahtuman koodia, kirjausselitettä sekä maksajan tai maksun saajan tietoa
- Muokkaa ehtoja tarvittaessa sopivammiksi.
- Lisää tiliöintirivit ja tarvittaessa rivi- tai tositeselite. Voit käyttää vaihtuvia selitteitä #-merkkiä käyttäen.
- Muokkaa tarvittaessa säännön nimeä.
- Määritä, hyväksyykö sääntö tositteet automaattisesti vai asetetaanko hyväksynnälle ehtoja.
- Tallenna sääntö, jolloin sääntö käsittelee automaattisesti kaikki hyväksymättömät tiliotetapahtumat ehtojen mukaisesti.
Säännön ehdot
Uutta sääntöä luotaessa järjestelmä lisää automaattisesti oletusehdot tapahtuman perusteella.
- Muokkaa ehtoja lisäämällä ja poistamalla rivejä.
- Poista epäolennaiset ja tyhjät ehdot, jotta sääntö toimii oikein.
- Mitä tarkemmat ehdot määrität, sitä paremmin sääntö kohdistuu oikeisiin tapahtumiin – mutta liian tiukat ehdot voivat estää osumat.
- Säännön ehdot perustuvat tiliotetapahtuman tietoihin, joita voit tarkastella
kolmen pisteen -painikkeen kautta tiliotetapahtuman lisätiedoista. - Säännön nimi muodostuu automaattisesti ehtojen perusteella, mutta sitä voi muuttaa vapaasti.
Säännön tiliöinti
Tiliöinti-osiossa määritellään, miten sääntö kirjaa tapahtuman kirjanpitoon.
- Tositekategoriaa tai tositepäivää ei voi valita, vaan ne määräytyvät aina tiliotetapahtuman mukaan.
- Määritä säännölle tarvittavat tiliöintirivit.
- Selite-kenttään voit lisätä useita dynaamisia arvoja
-
- Oletuksena selitteessä käytetään #Maksajan/Saajan nimi
- Selite päivittyy automaattisesti tiliotetapahtuman tietojen mukaan
Säännön asetukset
Säännön asetuksissa määritellään, miten sääntö toimii käytännössä.
- Muokkaa tarvittaessa säännön nimeä.
- Uusi sääntö on oletuksena aktiivinen, jolloin se käsittelee uusia tiliotetapahtumia.
- Määritä, hyväksyykö sääntö tositteet automaattisesti vai
- hyväksyykö se tositteet vain tiettyjen ehtojen täyttyessä
- Voit tallentaa säännölle tiliöintiohjeita tarvittaessa.
- Tallenna sääntö, jolloin:
- sääntö käsittelee automaattisesti hyväksymättömät tiliotetapahtumat
- järjestelmä ilmoittaa, löytyikö tapahtumia, joita sääntö tiliöi tai hyväksy
Säännön poistaminen
Tässä osiossa kuvataan, miten voit poistaa tallennetun tiliotetapahtumien tiliöintisäännön ja miten poisto vaikuttaa säännön aiemmin käsittelemiin tositteisiin.
Avaa tiliotetosite tai siihen liittyvä tosite Tapahtumahaun kautta tiliöintinäkymään. Voit myös valita käsittelemättömän tiliotetapahtuman, jolloin pääset tarkastelemaan tiliotetapahtumien tiliöintisääntöjä.
- Valitse Säännöt-listalta se sääntö, jonka haluat poistaa.
- Poista säännön aktiivisuus, jos haluat säilyttää säännön mutta estää sen käytön.
- Poista sääntö kokonaan valitsemalla Poista sääntö. Sääntö käy läpi aiemmin säännöllä käsitellyt ja hyväksytyssä tilassa olevat tositteet. Nämä tositteet palautuvat takaisin keskeneräisiksi
Tiliotteen automaattiset kohdistukset
Tiliotteen keskeneräisille tapahtumille tehdään automaattisia kohdistuksia avoimiin saldoihin tilierittelytileillä.
Ennen automaattisia kohdistuksia järjestelmä käsittelee aina yrityskohtaiset tiliotetapahtumien tiliöintisäännöt.
Tiliotetapahtuma hyväksytään automaattisesti, kun se kohdistuu avoimeen saldoon täysimääräisesti.
Kohdistus viitenumeron perusteella
Automaattinen kohdistus tehdään, kun:
- tiliotetapahtuman viitenumero täsmää tositteen viitenumeroon
- löytyy vain yksi hyväksytty tosite, johon kohdistus on mahdollinen
-
Jos samalla viitenumerolla löytyy useampi hyväksytty tosite, automaattista kohdistusta ei tehdä.
Kohdistus summan ja selitteen perusteella
Automaattinen kohdistus tehdään, kun kaikki seuraavat ehdot täyttyvät:
- tiliotetapahtuman summa täsmää täysin avoimeen tilierittelytilin saldoon
- summa on samanmerkkinen kuin tositteen saldo
- tositteen selite sisältyy maksajan tai saajan nimeen tiliotetapahtumalla tai tositteen selitteeseen
- löytyy vain yksi hyväksytty tosite, johon kohdistus on mahdollinen
- tosite ei ole myyntireskontran tosite
- tositteen tositepäivä on samalla tai vanhemmalla kaudella kuin tiliotetapahtuman tositepäivä
Kohdistus palkkatapahtumiin
Automaattinen kohdistus tehdään palkkoihin liittyvissä tapahtumissa, kun:
- tapahtuman koodi on 701
- tiliotetapahtuman summa täsmää tositteen summaan ja on samanmerkkinen kuin tilierittelyssä näkyvä saldo
- tililtä lähtevä summa on negatiivinen
- kohdistettava tosite on palkkatosite
- tositteen tositepäivä on samalla tai vanhemmalla kaudella kuin tiliotetapahtuman tositepäivä