Aineiston tuonti

Easor Accountingiin voidaan tuoda erityyppisiä kirjanpidon vientejä Excel-tiedostolla. Tuonti tehdään määrämuotoista mallipohjaa käyttäen. Tuodun tapahtuman tositelaji määräytyy valitun tositetyypin mukaan.

1. Siirry Aineiston tuontiin Kirjanpito-välilehden vasemmasta valikosta.
2. Jos sinulla ei ole vielä käytettävää mallipohjaa, valitse Lataa mallipohja ja täytä tiedot siihen.
3. Valitse Aineistotyyppi, eli minkä tyyppisiä tapahtumia tuot kirjanpitoon. Aineistotyyppi määrittää myös tositteiden tositelajin ja tositenumeroinnin.
4. Valitse tuotava tiedosto. Järjestelmä tarkistaa automaattisesti, että aineistossa ei ole virheitä tai puutteita.
5. Voit halutessasi lisätä tuonnille vapaamuotoisen kommentin, joka on nähtävissä jälkikäteen Tuodut aineistot -näkymässä.
6. Valitse Tuo aineisto, jolloin tiedoston tapahtumat tuodaan tositteiksi kirjanpitoon. Tapahtumat tallentuvat kirjanpitoon hyväksyttyinä tositteina ja ovat nähtävissä Kirjanpidon tapahtumat -näkymässä.
   • Arvonlisäveron käsittely:
     • ALV käsitellään tapahtumatilin taakse määritellyn ALV-asetuksen mukaisesti, jos yritys on ALV-velvollinen kyseisellä ajanjaksolla.
     • Poikkeus: Historiatositteet-aineistotyypissä arvonlisäveroa ei käsitellä lainkaan, vaikka tapahtumatili olisi ALV-velvollinen.
7. Tuonnin jälkeen voit poistaa kaikki tiedostolla tuodut tapahtumat siirtymällä Tuodut aineistot -näkymään. Tapahtumia voi poistaa siihen asti, kunnes tapahtumat tai osa niistä on lukittu.

Excel-mallipohja aineiston tuontiin

Aineiston tuontiin käytettävän Excel-mallipohjan voit ladata Aineiston tuonti -näkymästä. Tässä osiossa kuvataan, mitä tietoja mallipohjaan tulee täyttää, jotta tuonti onnistuu.

Mallipohjan käyttö

1. Lataa Excel-mallipohja Aineiston tuonti -näkymästä valitsemalla Lataa mallipohja.
2. Täytä mallipohjaan tapahtumatiedot ja tallenna tiedosto.
3. Mallipohjassa on mukana kenttäkohtaiset selitykset jokaiselle sarakkeelle.

Huomioitavaa:

• Pakollisia sarakeotsikoita ovat TILI, TOSITE, PVM, BRUTTO ja SELITE.
• Otsikot voivat olla isoilla tai pienillä kirjaimilla.
• Sarakkeiden järjestyksellä ei ole merkitystä.
• Yhdessä tiedostossa voi olla enintään 5000 riviä. Pilko suuremmat aineistot useampaan tiedostoon.
• Tiedosto voi sisältää eri tositepäivämäärien tapahtumia. Järjestelmä muodostaa niistä erilliset tositteet.
• Saman tositepäivämäärän tapahtumien viennit tulee mennä tasan.

Kenttäkohtaiset vaatimukset

• TILI
  • kirjanpidon tili, jonka tulee olla yrityksellä käytössä.
• TOSITE
  • tositenumero, jolla viennit erotellaan omiksi tositteikseen numeroimalla ne esim. 1, 2, 3 jne. Poikkeus: Historiatositteet tyyppisissä aineistoissa tositenumero (tositelaji + numero) tuodaan sellaisenaan esim. 45-1.
• PVM
  • tositepäivämäärä. Päivämäärän mukaisen kirjanpitojakson tulee olla olemassa eikä se saa olla lukittu.
• BRUTTO
  • Arvonlisäverollinen summa (enintään kaksi desimaalia).), josta ohjelma laskee arvonlisäveron, kun on kyseessä arvonlisäverollinen tili ja yritys on arvonlisäverovelvollinen. Pakollinen tieto.
• SELITE
  • Vientiselite (enintään 100 merkkiä).
  • Jos selite puuttuu, selitteeksi muodostuu “Tiedoston tuonti ppkkvvvv”.

• KP: kustannuspaikka
• KL: kustannuslaji
• PROJ: projekti
• PLAJI: projektilaji

Tunnusten tulee olla yrityksellä käytössä.

Muut kentät

• AVAIN
  • kohdistustieto, jota käytetään mm. tilierittelytilien avoimien erien kohdistamiseen.
  • Jos kenttä jätetään tyhjäksi, ohjelma antaa tapahtumalle seuraavan vapaan avaimen.
  • Uusia omia avaimia voi luoda, paitsi sarjoille A+nro ja S+nro.
• KONSYR
  • Konsernikoodi (yrityksen asiakasnumero)
  • käytetään konserniyrityksissä kertomaan, mistä yrityksestä vienti on peräisin
  • Kenttää käytetään lähinnä korjaustilanteissa ja konsernien perustamisessa
  • Konsernikoodilliset viennit eivät yleensä siirry konserniyhtiöltä Fuusor -ohjelmistoon.

Esimerkki tietosisällöstä muistiotositteet tyyppiselle aineistolle:

Historia-aineiston tuonti

Historiatositteet-tyyppinen aineisto poikkeaa muista aineistotyypeistä, ja sen käsittelyssä on huomioitava seuraavat erityispiirteet.

Arvonlisäveron käsittely

Historiatositteita tuotaessa arvonlisäveroa ei käsitellä lainkaan tuonnin yhteydessä, vaikka:

• tapahtumatili olisi arvonlisäverollinen, ja
• yritys olisi arvonlisäverovelvollinen kyseisellä ajanjaksolla.

Tiedoston rakenne ja vaatimukset

• Tiedostossa olevien vientien ei tarvitse mennä tasan.
• Tositepäivämäärät voivat poiketa toisistaan saman tositteen sisällä.
• Tositenumero-kentässä tulee olla sekä tositelaji että tositenumero (esim. 45-1).

Tilierittelytilien erityiskäsittely

• Tilierittelytilin tapahtumille ei generoida avainnumeroita automaattisesti, ellei avainta ole erikseen annettu tiedostossa.
• Jos tilierittelytilin tapahtumille on annettu avaimet historia-aineistossa,
  • näitä tapahtumia ei huomioida aineiston tuonnin päätteeksi muodostuvan automaattitositteen saldoissa.

• Jotta tase-erittelyt-raportti ei erottaisi, järjestelmä muodostaa aineiston tuonnin päätteeksi automaattisesti erillisen muistiotositteen, jolla:
  • tilierittelytilin tapahtumista muodostuva kokonaissaldo viedään avoimeksi eräksi reskontraan
  • vienti tehdään aineistossa olevan viimeisimmän tapahtumajakson viimeiselle päivämäärälle
  • muistiotosite muodostuu tositetyypillä Historiatositteet
  • tositenumero alkaa muodossa HI-X-XXXX (HI = historiatosite, X = juokseva numero, XXXX = vuosiluku)

Esimerkki historiatositteet-tyyppisestä aineistosta

Alla on esimerkki Historiatositteet-tyyppisestä aineistosta sekä siitä muodostuvasta automaattisesta muistiotositteesta.
Esimerkissä keltaisella merkityt rivit ovat vientejä, jotka on tiliöity tilierittelytilille ja jotka huomioidaan automaattitositteen muodostuksessa.

1. Valitse Aineiston tyypiksi Historiatositteet.
2. Lataa tiedosto ja Tuo aineisto.
   
3. Tuonnin jälkeen voit tarkastella tapahtumia Tapahtumahaku-näkymässä.
4. Tilierittelytileille muodostuu avoimet saldot:
   • 1702 = 3 000,00 €
   • ja 2872 = (12 623,00 +5 000,00) 17 623,00 €.
     
     Näille tileille muodostuu automaattisesti saldojen viennit reskontraan erilliselle muistiotositteelle HI-1-2025. Muistiotosite kirjautuu aineistossa olevan viimeisimmän tapahtumajakson (06/25) viimeiselle päivämäärälle 30.6.2025.

Esimerkki avoimien ostovelkojen tuonti kirjanpitoon

Tässä esimerkissä kuvataan, miten avoimet ostovelat tuodaan kirjanpitoon siten, että ne näkyvät eriteltyinä tase-erittelyllä, kun käytössä on tilierittelytili.

Lähtötilanne

• Historiatositteet on tuotu kirjanpitoon
• Tilin 2872 Ostovelat saldo 17 623,00 € on viety tuonnin yhteydessä automaattisesti reskontraan tositteella HI-1-2025:
  • Kokonaissumma avaimelle S63
  • vastavienti samalle tilille ilman avainta.

• Tase-erittelyllä historia-aineiston muodostama kokonaissaldo näkyy avoimena.
  → Tämä summa tulee eritellä useammaksi erilliseksi ostovelaksi.

Avoimien ostovelkojen erittely Excelillä

1. Täytä Excel-tiedostoon avoimet ostovelat eriteltyinä:
   • Pura tilin 2872 saldo 17 623,00
   • erittele jokainen ostovelka omalle avaimelleen.
     (Katso esimerkki yläpuolella olevasta kuvasta)
2. Lisää tiedoston viimeiseksi riviksi vastamerkkinen vienti:
   • kohdistus kokonaissaldoon
   • käytä kokonaissaldon avainta S263
     → näin saldo saadaan nollattua
3. Tuo aineisto kirjanpitoon valitsemalla Aineiston tyyppi: Muistiotositteet.
   • Järjestelmä lisää ostoveloille uudet avainnumerot automaattisesti.

Tuonnin jälkeen

      4. Kirjanpidon tapahtumat -näkymässä näet, että:

• ostovelkatapahtumille on muodostunut omat avaimet

• S263-avaimella olevat tapahtumat kumoavat toisensa

     5. Tase-erittelyllä avoimet ostovelat näkyvät eriteltyinä, ja kokonaissaldo täsmää kirjanpitoon.

Tuodut aineistot

Tuodut aineistot -näkymässä voit tarkistaa, mitä tiedostoja on tuotu kirjanpitoon ja hallita tuotuja aineistoja.

1. Siirry Tuodut aineistot -näkymään Kirjanpito-valikon vasemmasta reunasta. Näet viimeisimmän tuodun aineiston sekä käyttäjän, joka aineiston on tuonut.
2. Jokainen tuotu aineisto näkyy omalla rivillään.
   • Näet aineiston statuksen, joka on yleensä Valmis, kun aineisto on siirretty kirjanpitoon.
   • Status voi olla myös Tositteiden tuonti epäonnistui, jolloin tiedostoa ei ole siirretty kirjanpitoon.
3. Jos tuot samannimisen tiedoston useamman kerran, jokaisesta muodostuu oma rivi ja tiedoston nimen perään lisätään juokseva numero.
4. Voit siirtyä aineiston tapahtumiin valitsemalla rivin oikeasta reunasta kolme pistettä → Näytä tapahtumat.
5. Voit poistaa tuodun aineiston valitsemalla kolme pistettä → Poista tuodut tapahtumat.

Tuodun aineiston poistaminen

Tässä osiossa kuvataan, miten tuotu aineisto voidaan poistaa kirjanpidosta.

1. Valitse poistettava aineisto ja avaa kolmen pisteen valikko. Valitse Poista tuodut tapahtumat.
2. Järjestelmä pyytää vahvistuksen poistoa varten. Aineisto voidaan poistaa vain, jos kaikki sen tapahtumat ovat edelleen hyväksytyssä tilassa.
3. Kun poisto on suoritettu:
   • aineistorivi poistuu Tuodut aineistot -näkymästä
   • tapahtumat poistuvat kirjanpidosta ja siirtyvät Poistettu-tilaan
   • poistetut tapahtumat ovat nähtävissä Tapahtumahaku-näkymässä