Här beskrivs hur ett periodavslut utförs för kunder med bokföring i Easor Accounting. Instruktionerna är en central del av Talenoms arbetssätt och ska följas av samtliga medarbetare då de arbetar med redovisningsuppdrag. Om rutinen avviker från tidigare arbetssätt ska alltid instruktionerna i dokumentet ha företräde.
REX – Svensk standard för redovisningsuppdrag
Talenom följer Rex, som är framtaget av branschorganisationen SRF konsulterna. Instruktionen för periodavslut har utformats i enlighet med Talenoms tillämpning av Rex. SRF Konsulterna har granskat och godkänt Talenoms arbetssätt vid periodavslut.
Kontroll och rimlighetsbedömningar
Redovisningskonsulten ska verka för att redovisningen och rapporteringen inte innehåller väsentliga felaktigheter. För att uppnå detta ska rimlighetsbedömningar planeras och genomföras. (Rex 435)
Vid periodavslut ska avstämningar och rimlighetsbedömningar göras för väsentliga poster i redovisningen.
Generellt finns fem typer av kontroller:
-
Automatiska avstämningar – stämmer t.ex. bokfört saldo på bankkonto i huvudboken med saldo enligt bank?
-
Regelbaserade avstämningar – är t.ex. utgående moms rätt i förhållande till bokförda intäkter?
-
Rimlighetsbedömningar – är t.ex. fasta kostnader som hyra på samma nivå som föregående period?
-
God redovisningssed – är t.ex. klassificeringen av väsentliga poster rätt och konsekvent?
-
Övrigt – i vissa fall indikerar en bokföringspost att en åtgärd behöver vidtas – till exempel; Periodisk sammanställning ska lämnas om det finns intäkter bokförda på ett försäljningskonto med momskod momsfri försäljning inom EU.
Kontrollrapport
Kontrollrapporten är ett verktyg i Easor Accounting för kontroll och rimlighetsbedömning av redovisning. Avstämningen ska utföras månadsvis, även om momsperioden är kvartal. Automatiska avstämningar och regelmässiga bedömningar sker med automatik. Bokföringsposter som kan verifieras med automatik markeras med grön färg och behöver inte kontrolleras ytterligare. Gul eller röd färg indikerar att en manuell kontroll ska göras.
Rimlighetsbedömningar ska göras för väsentliga poster i balans- och resultaträkningen. För balansräkningens poster baseras bedömningen i första hand på redovisningskonsultens kunskap om företagets verksamhet. Bedömningen av resultaträkningen ska göras med stöd av Kontrollrapporten. Rapporten indikerar med gul färg vilka poster som bör kontrolleras vidare.
Kontrollrapporten ger viss övrig information om ytterligare åtgärder som redovisningskonsulten kan behöva vidta. Två exempel är att lämna periodisk sammanställning eller att upprätta kontrollbalansräkning. Utöver dessa upplysningar ska redovisningskonsulten göra en allmän bedömning om tillämpning av god redovisningssed. Detta kan exempelvis gälla klassificering av poster eller periodisering av intäkter och kostnader.
Dokumentation
Talenoms riktlinjer är att dokumentation ska vara relevant och anpassad efter kundens verksamhet. Den ska inte vara överarbetad eller svåröverskådlig.
Redovisningskonsulten ska upprätta och bevara en dokumentation över hur uppdraget har utförts. Innehåll och omfattning varierar med den inriktning och omfattning som uppdraget har. Redovisningskonsultens dokumentation är en viktig del av uppdraget och ska vara överskådlig utan att överarbetas. (Rex 220)
Automatiska avstämningar och regelbaserade bedömningar som utförts med Kontrollrapporten ska inte dokumenteras ytterligare. Underlag som använts vid justering av värde på balansposter ska kopplas som underlag till justeringsverifikationen. Kontrollrapporten utgör dokumentation av redovisningsarbetet under perioden. Genom att låsa en period intygar du att avstämningar gjorts enligt detta dokument och att inga väsentliga avvikelser kvarstår. Kontrollrapport och redovisningsrapporter i PDF-format ska ej sparas.
Flera underlag som ingår i redovisningskonsultens dokumentation uppstår automatiskt i det löpande arbetet och kan tas fram som underlag vid behov för att förklara en post eller ett förhållande. För sådana underlag är dokumentationskraven uppfyllda utan ytterligare kompletteringar. (Rex 220)
