Toistuvien kirjausten sääntöjä käytetään, kun halutaan kirjata säännöllisesti ennalta määriteltyjä tapahtumia, kuten kiinteitä kuukausisummia (esim. poistot) tai siirtää tilien saldoihin perustuvia eriä muille tileille (esim. palkkojen sivukulut).
Säännön lisäämät tositteet tallentuvat omalle tositelajille Toistuvat kirjaukset.
Näin käytät toistuvia kirjauksia:
-
Siirry Toistuvien kirjausten sääntöihin Kirjanpito välilehden kautta.
-
Näet yritykselle lisätyt automaattiset ja manuaaliset säännöt.
-
Voit tarkastella sääntöjä eri tilikausille ja lisätä uusia sääntöjä.
-
Manuaalisille säännöille valitse kirjauspäivämäärä ja ajettavat säännöt.
-
Järjestelmä luo muistiotositteet automaattisesti kirjanpitoon.
-
-
Automaattiset säännöt luovat tositteet kirjanpitojaksoille sääntöä tallennettaessa.
-
Kun muokkaat tallennettua sääntöä, järjestelmä päivittää, poistaa tai mitätöi aiemmin luodut tositteet säännön muutosten mukaisesti.
Luo uusi sääntö
Tässä osiossa kuvataan, miten voit lisätä uuden toistuvan kirjauksen säännön, mitä vaihtoehtoja säännön luomiseen on ja miten ne vaikuttavat kirjanpitoon.
- Valitse Luo uusi sääntö, jolloin siirryt säännön tietojen määritys -näkymään.
- Anna säännölle kuvaava nimi. Nimi lisätään automaattisesti säännöllä luotujen tositteiden selitteeksi.
- Valitse Laskentapa, joka määrittää, miten ja millaisia tositteita sääntö luo kirjanpitoon:
- Kiinteä summa - sääntö luo tositteet ennalta määritellyn vakiosumman perusteella. Lue lisää.
- Kirjanpidon saldot - sääntö laskee valittujen kirjanpidon tilien ja/tai seurantakohteiden saldot ja siirtää ne toisille tileille tai seurantakohteille. Lue lisää.
- Suhteellinen osuus - tapahtumat jaetaan valituille seurantakohteille niiden suhteellisten osuuksien perusteella (esim. liikevaihto, ostot tai palkat). Lue lisää.
- ALV yleiskulujen jako - yleiskulut jaetaan arvonlisäverollisen ja arvonlisäverottoman myynnin suhteessa. Lue lisää.
- Määritä säännön voimassaoloaika. Vähintään alkaen-päivämäärä on pakollinen. Automaattisesti ajettaville säännöille on määritettävä myös päättymispäivämäärä.
- Kirjoita kuvaus, mihin tarkoitukseen sääntö on luotu.
- Kun laskentatapa on valittu, seuraavat täytettävät kohdat määräytyvät sen mukaan
(esim. Kiinteä summa tai lähdetiedot). Täytä vaaditut tiedot. - Tiliöinti-osiossa määritä, millaiset tiliöinnit sääntö luo tositteille.
- Tallenna sääntö. Jos sääntöön on valittu ”Automaattinen kirjaus”, tositteet luodaan automaattisesti kirjanpitoon. Muussa tapauksessa sääntö ajetaan manuaalisesti.
- Tallennuksen jälkeen laskentatapaa ei voi enää muuttaa.
Säännön tiliöintien määritykset
Tässä osiossa määritellään, millaiset tiliöinnit toistuvan kirjauksen sääntö luo kirjanpitoon.
Arvonlisäveron käsittely
- ALV-laskennan oletus on Ei laskentaa, jolloin säännön luomille tositteille ei käsitellä arvonlisäveroa.
- Tarvittaessa ALV-laskentaa voidaan muuttaa.
Tiliöintirivien määrittely
- Valitse Lisää rivi, kun haluat lisätä uusia tiliöintirivejä.
- Syötä kirjanpidon tilit, joille tiliöinnit tehdään.
- Määritä Jako-%, joka kertoo, kuinka suuri osuus kiinteästä summasta tai lähteen saldoista tiliöidään kyseiselle riville.
-
- 100 % = koko summa tiliöidään kyseiselle riville
- Vastaviennille Jako-% annetaan vastakkaismerkkisenä.
-
- Prosenttiosuuksien tulee mennä tasaan
Tilierittely ja reskontrakohdistus
- Voit kohdistaa tiliöinnin reskontraan Tilierittely-kuvakkeesta tiliöintirivin oikeassa reunassa
- Valitse, luodaanko uusi tase-erä vai kohdistetaanko olemassa olevaan erään.
- Sääntö tekee tällöin automaattiset kohdistukset itse luomilleen tositteille.
Seurantakohteet
- Määritä, miten seurantakohteet (esim. kustannuspaikat, projektit) käsitellään tiliöinnissä, jos ne ovat yrityksellä käytössä.
- Seurantakohteiden käsittely vaihtelee laskentatavan mukaan.
→ Katso tarkemmat ohjeet kunkin laskentatavan erillisistä ohjeista.
Seurantakohteiden valinta sääntöön Lähdesaldon laskenta
Jos yrityksellä on käytössä seurantakohteita (esim. kustannuspaikat), sääntöön määritetään, miten näitä käsitellään saldon laskennassa ja tiliöinnissä.
- Valitse säännön seurantakohdetaso (esim. Kustannuspaikat) kentän oikeassa reunassa olevasta listakuvakkeesta. → Avautuu kustannuspaikkojen rajaustoiminto.
- Voit siirtää Rajaa kustannuspaikat -ikkunaa tarvittaessa.
- Lisää yksittäisiä seurantakohteita:
- syöttämällä tunnuksen suoraan kenttään tai
- valitsemalla tunnuksen listalta
- valitse Lisää, jolloin valinta siirtyy Rajaavat kustannuspaikat / kustannuspaikkavälit -kenttään.
- Lisää seurantakohdevälejä:
- syötä tai valitse Kustannuspaikka väli -kenttiin alku- ja loppuarvo
- valitse Lisää, jolloin koko väli tallentuu
- välin alkuun ja loppuun voi syöttää myös tunnuksia, joita ei vielä ole käytössä
(esim. väli 1–999 kattaa myös tulevat uudet tunnukset).
- Jos seurantakohdekenttä jätetään tyhjäksi, laskentaan otetaan mukaan:
- kaikkien seurantakohteiden saldot sekä
- mahdolliset saldot ilman seurantakohdetietoa.
- Kun valinnat on tehty, valitse Tallenna. Rajaavat kustannuspaikat / kustannuspaikkavälit -kentän tiedot tallentuvat säännölle.
Käyttöönotto (järjestelmänvaihto) ja alv-velvollisuuden muutostilanteet
Säännön luomisessa, muokkauksessa sekä ajamisessa tulee huomioida seuraavat tilanteet:
- Starttiasiakas
- Alv-velvollisuuden muutos tai alkaminen kesken tilikauden
- Tilikauden muutos
Starttiasiakas
- Asiakkaan käyttöönotossa tallennetaan historiatiedot edeltävältä tilikaudelta ja kuluvalta tilikaudelta Kirjanpidon aloituspäivämäärään asti. Näissä historiatiedoissa ei ole tarkempia tietoa tapahtumien alv-käsittelyistä sekä yleiskulujen arvonlisäveron oikaisuista.
- Sääntöä luotaessa tulee huomioida ajankohta, jolta sääntö voi poimia tapahtumia laskentaan:
- Sääntö pystyy hakemaan arvonlisäverollisia tapahtumia vain kirjanpidon aloituspäivämäärästä alkaen.
- Hae saldot tilikauden alusta -valinta toimii vasta seuraavasta tilikaudesta alkaen, ei käyttöönottovuoden osalta.
Alv-velvollisuuden muutos
- Kun yrityksen alv-velvollisuus muuttuu
- Muutos tallennetaan oma-aloitteisten verojen asetuksiin.
- Tarkista kirjanpidosta säännön luomat ja olemassa olevat tositteet
- Tee tarvittaessa tositteiden muokkaukset tai mitätöinnit, jotta kirjanpitoon jää oikeat tiedot.
Tilikauden muutos
- Tilikauden muuttuessa:
- Tarkista kirjanpidosta säännön luomat tositteet.
- Tee tarvittaessa muokkaukset tai mitätöinnit, jotta kirjanpito vastaa uutta tilikautta ja tiedot ovat oikein.
Säännön ajaminen manuaalisesti sekä tositteiden haku
Kun yritykselle on luotu sääntö, voidaan tämän jälkeen sääntöä ajaa säännön voimassaoloajalle kuukausittain.
- Siirry Toistuvien kirjausten sääntöihin Kirjanpito osiossa.
- Syötä tositepäivämäärä, jolle sääntö kirjaa tositteen.
- Valitse sääntö/säännöt listalta.
- Valitse Aja valitut, niin saat säännön lisäämään tositteen kirjanpitoon, ja saat ilmoituksen mitkä tositteet sääntö lisäsi, kun ajo onnistui.
- Kopioi tositenumero ilmoituksesta ja siirry Tapahtumahakuun. Tämä kannattaa tehdä silloin, kun haluat tarkistaa, että luomasi uusi sääntö toimii tarkoitetusti.
- Tapahtumahausta voit hakea säännön lisäämiä tositteita esimerkiksi tositelajilla Toistuvat kirjaukset ja tositenumerolla
- Et voi muokata tai poistaa säännön lisäämiä tositteita, vaan voit hallinnoida näitä säännön kautta.
Säännön muuttaminen
Sääntöä voi muuttaa, silloin kun säännöllä on luotu tositteita, jotka ovat
- Hyväksytty-tilassa avoimilla jaksoilla. Säännön muutoksen tallennus päivittää avoimella jaksolla olevat tositteet vastaamaan muutettua sääntöä.
- Lukittu-tilassa, voit ainoastaan muuttaa Kuvaus-kentän tietoja sekä voimassaoloaikaa. Kun muutat voimassaoloaikaa ja tallennat muutokset, muodostetaan automaattisesti uusi Muistiotosite, jolla mitätöidään säännön aiemmat lukitut tositteet.
Voimassaoloajan muuttaminen
Alla on kuvattu, milloin säännön voimassaoloaikaa voidaan muuttaa ja miten muutos vaikuttaa säännön jo luomiin tositteisiin.
- Voit muuttaa säännön voimassaoloaikaa, jos säännön voimassaoloajalle ei kohdistu lukittuja jaksoja. Tarvittaessa voit avata lukitun jakson ja muuttaa päivämäärää.
- Jos säännöllä on käytössä automaattinen kirjaus, sääntö ajetaan muutoksen jälkeen automaattisesti.
Muussa tapauksessa sääntö tulee ajaa manuaalisesti.
- Jos edellisen tilikauden jaksot ovat Avoin-tilassa ja säännöllä on tehty kirjauksia seuraavan tilikauden lukituille jaksoille, säännön päättymispäivämäärää ei voi asettaa edellisen tilikauden puolelle.
- Kun muutat säännön päättymispäivämäärää siten, että sen jälkeen on jo luotu tositteita, järjestelmä käsittelee ne seuraavasti:
- Jos päättymispäivämäärän jälkeen olevat tositteet ovat tilassa Hyväksytty, järjestelmä poistaa ne.
- Jos tositteet ovat tilassa Lukittu, järjestelmä muodostaa niistä mitätöintitositteet.
Huomioithan, että jaksot on avattava, jotta mitätöintitositteiden luonti on mahdollista.
Vaikutukset jo luotuihin tositteisiin
- Kun muutat säännön päättymispäivämäärää siten, että sen jälkeen on jo luotu tositteita, järjestelmä käsittelee ne seuraavasti:
- Jos päättymispäivämäärän jälkeen olevat tositteet ovat tilassa Hyväksytty, järjestelmä poistaa ne.
- Jos tositteet ovat tilassa Lukittu, järjestelmä muodostaa niistä mitätöintitositteet.
Huomioithan, että jaksot on avattava, jotta mitätöintitositteiden luonti on mahdollista.
Säännön manuaalisen/automaattisen kirjauksen muuttaminen
Voit muuttaa manuaalisella kirjauksella olevan säännön automaattiseksi kirjaukseksi, kun säännön laskentatapana on Kiinteä summa.
- Kun otat säännössä käyttöön Automaattinen kirjaus -asetuksen, järjestelmä muodostaa tositteet automaattisesti niille avoimille jaksoille, joille sääntöä ei ole vielä ajettu manuaalisesti.
- Kun poistat Automaattinen kirjaus -asetuksen käytöstä, järjestelmä poistaa automaattisesti säännöllä luodut tositteet avoimilta ja lukitsemattomilta jaksoilta.
Tämän jälkeen säännön tositteet tulee ajaa manuaalisesti.
Säännön poistaminen
Sääntö voidaan poistaa kokonaan, kun sen voimassaoloajalle kuuluvat jaksot ovat Avoin-tilassa.
- Kun poistat säännön, järjestelmä:
-
- poistaa automaattisesti säännön luomat tositteet, jotka ovat tilassa Hyväksytty
- muodostaa mitätöintitositteet niistä säännön luomista tositteista, jotka ovat tilassa Lukittu
- Tarvittaessa avaa lukitut jaksot, jotta poisto voidaan suorittaa.
Vaihtoehtoisesti voit päättää säännön poistamisen sijaan. Tällöin lukittuja jaksoja ei tarvitse avata, ja kirjanpidon tiedot säilyvät muuttumattomina.
Säännön kopiointi
Sääntö voidaan kopioida uudelle säännölle pohjaksi.
- Valitse sääntö, jonka haluat kopioida, ja valitse Kopioi pohjaksi.
Järjestelmä luo uuden säännön valitun säännön pohjalta. - Muuta uuden säännön nimi, sillä kahdella säännöllä ei voi olla sama nimi.
- Tarkista uuden säännön asetukset ja tee tarvittavat muutokset.
Huomioithan, että Tiliöinti-osion reskontrakohdistukset kopioituvat sellaisenaan alkuperäisestä säännöstä, joten ne on hyvä tarkistaa ja muuttaa tarvittaessa. - Tallenna sääntö.