Siirry sisältöön
Easor App käyttöohjeet
  • Ehdotuksia ei ole, koska hakukenttä on tyhjä.

Tiliöintisäännön ehdot ja hyväksymisasetukset

Tässä artikkelissa kerrotaan millaisia ehtoja, tiliöintitietoja ja hyväksymiseen liittyviä asetuksia tiliöintisääntöön voidaan määrittää.

Säännön määrittelyjen perusteella järjestelmä etsii vastaavuuksia tositteiden tulkintatiedoista. Kun ehdot täyttyvät, sääntö käsittelee tositteen joko:

  • hyväksymällä tositteen automaattisesti, tai

  • tiliöimällä tositteen, jonka jälkeen voit hyväksyä sen itse.

Näin tiliöintisäännöt automatisoivat toistuvien tositteiden käsittelyä ja vähentävät manuaalista työtä.

Ehtojen määrittely tiliöintisäännössä

Ehdoilla määritellään, mihin tositteisiin tiliöintisääntö kohdistuu. Ehto voi perustua tiettyyn tulkintatiedon otsikkoon, vapaahakuun tai siihen, että ehdon arvo on tyhjä.

Tiliöintisäännöt ehdot

Ehtojen lisääminen ja hallinta

Valitse, tuleeko kaikkien ehtojen täyttyä vai riittääkö, että jokin ehto täyttyy.

1. Valitse listalta, mihin tositteelta tulkittuun tietoon ehto perustuu
2. Kun ehdon arvo on lisätty, sen tila näytetään värillä:

Vihreä = ehdon arvo vastaa tositteelta tulkittua tietoa.

Punainen = ehdon arvo ei vastaa tositteelta tulkittua tietoa

3. Voit kirjoittaa ehtokenttään yksi tai useampia arvoja.

4. Valitse +, jos haluat lisätä uuden ehtorivin.
5. Valitse roskakori, jos haluat poistaa ehtorivin.
6. Valitse kopioi, jos haluat kopioida ehtorivin.
7. Voit lisätä ja muokata ehtoja milloin tahansa, myös silloin kun kyseinen tieto ei löydy parhaillaan käsiteltävältä tositteelta

 

Kaikki/Jokin -valinnat

  • Kaikki: kaikkien ehtojen arvojen on löydyttävä tositteen tulkintatiedoista, jotta sääntö osuu.
  • Jokin: kaikkien ehtojen ei tarvitse täyttyä – riittää, että yksi ehto täyttyy

Ehto-kentän käyttö

  • Ehto-kenttään voi kirjoittaa numeron, päivämäärän tai vapaata tekstiä.
  • Numeroissa ja päivämäärissä voi käyttää > ja < -merkkejä, jos ei haluta käyttää tarkkaa arvoa.
  • Tekstiä katkaisu onnistuu *-merkillä
    • Esim. *vakuutus osuu kaikkiin teksteihin, jotka päättyvät sanaan ”vakuutus”.
    • Ehto-kentän voi jättää tyhjäksi, jolloin sääntö kohdistuu tositteisiin, joilla kyseinen tulkittu tieto on tyhjä.

Säännön tiliöintiosio

Tiliöintiosiossa määritellään, miten tiliöintisääntö kirjaa tositteen kirjanpitoon silloin, kun säännön ehdot täyttyvät.

Säännön tiliöintiosio

 

Perusmääritykset

  1. Määritä, mihin tositekategoriaan sääntö tallentaa tositteet.

  2. Määritä, millä perusteella tositepäivä muodostuu.

  3. Luo tarvittavat tiliöintirivit poimimalla tulkintatiedoista summat ja määrittämällä, mille kirjanpidon tileille summat kirjataan.

    • Rivien lisääminen, poistaminen ja riviselitteet toimivat kuten normaalissa tiliöintinäkymässä

    • Riviselitteissä voi käyttää vaihtuvia selitteitä #-merkkiä käyttäen

  4. Määritä tarvittaessa, miten seurantakohteet käsitellään.

  5. Muokkaa tarvittaessa tositekohtaista selitettä.

    • Oletuksena käytetään tulkinnasta haettua Laskun lähettäjä -tietoa

    • Selitteessä voi käyttää vaihtuvia tietoja #-merkillä

 

Tositepäivän määritys

Tositepäivä määrittää, mille päivälle tosite kirjautuu kirjanpitoon. Oletuksena ehdotetaan laskun päivää, mutta käytettävissä on useita vaihtoehtoja.

säännön tositepäivä

  • Tyhjä:
    • sääntö jättää tositepäivän tyhjäksi tai tyhjentää sen
  • Maksupäivä (tieto tulee Easor App Maksut-palvelusta)
    • jos lasku on maksettu → tositepäiväksi asetetaan maksupäivä
    • jos maksupäivää ei ole → tosite jää keskeneräiseksi odottamaan maksua automaattihyväksyntä hyväksyy tositteen, kun maksupäivä saadaan
  • Vapaavalintainen päivä:
    • X päivää/kuukautta ennen tai jälkeen laskun päivää, eräpäivää tai toimituspäivää
      säännön vapaavalintainen päivä
    • Esimerkkejä
      • Laskun päivä - 1 kuukausi -> 15.2.2021 → 31.1.2021
      • Laskun päivä - 30 päivää -> 15.2.2021 → 16.1.2021

 

Tilin määrittäminen

Jos Tili-kentässä näkyy Oletus, sääntö käyttää organisaation Tiliöinnin ohjausasetuksissa määriteltyä tiliä. Esim. Ostolaskut -tositekategorian tositteet -> oletustili Liikekirjuri-tilikartassa 2872.

  • Voit korvata oletustilin toisella tilillä
  • Voit lisätä vastamerkkisen tiliöintirivin
  • Jos tili on tilierittelytili, voit määrittää, miten sääntö kohdistaa tositteet reskontraan.

 

Tiliöinnin poiminnat: poimi summa ja poimi%

Poimi summa määrittää, mikä tulkinnasta löytyvä summa tiliöidään. Poimi % määrittää kuinka suuri osa poimitusta summasta tiliöidään.

Tiliöintisääntö poiminnat

Poimi summa

  • Valitse valmis vaihtoehto (suluissa näkyy, löytyykö tieto tulkinnasta)

  • Vaihtoehtona ovat mm.

    • Loppusumma,

    • Bruttosummat eri ALV-kannoittain

    • tulkinnasta löytyvät rivitiedot

  • Voit käyttää *vapaata tekstiä ja -katkaisua rivitietojen tunnistamiseen.

  • Voit syöttää kiinteän summan, joka tiliöidään aina samansuuruisena

  • Kentän voi jättää tyhjäksi, jolloin sääntö tiliöi vain tilin ilman summaa

Poimi %

  • Määritä, kuinka suuri osa poimitusta summasta tiliöidään
  • Miinusmerkki tekee kirjauksesta vastamerkkisen
  • *-merkki täsmäyttää viimeisen rivin debet/kredit- erotuksen.
    • käytettävissä poimintojen: Tyhjä, Bruttosumma, Rivitiedot kanssa

 

Alv-käsittelyn määritys

  • Oletuksena käytetään tilikarttaan asetettua ALV-koodia ja ALV-prosenttia.
  • Voit muuttaa ALV-koodin ja ALV-%:n
  • Voit valita Ohita ALV-tarkistus, jos sääntö hyväksyy tositteet automaattisesti
  • Ohita ALV -valintaa ei voi käyttää jos:
    • Poimi summa = Vakiosumma, Tyhjä, Brutto 0 %, Brutto rakentamispalvelu, Brutto marginaalivero
    • Poimi % = * -merkki

 

Selitteiden määritys

  • Tositteen selite:
    • voit käyttää vaihtuvia tulkintatietoja muodossa #Laskun lähettäjä
  • Rivikohtainen selite:
    • määritetään puhekuplasta kuten normaalissa tiliöinnissä
    • tukee myös # -muotoisia vaihtuvia selitteitä

 

Seurantakohteiden määritys

Jos asiakkaalla on seurantakohteet (esim. kustannuspaikat), voi tiedon tallentaa säännön tiliöintiriveille.

tiliöintisääntö seurantakohde

 

  • Asiakkaalta:  Sääntö käyttää Easor Appiin tallennettuja seurantakohteita
  • Kiinteä seurantakohde :  Sääntö tallentaa aina saman seurantakohteen riippumatta asiakkaan tallennuksesta.

Riviselitteen ohitus

Asiakas voi lisätä riviselitteitä Easor App Ostolaskuille.

tiliöintisääntö riviselite ohitus

Voit määrittää, ohitetaanko asiakkaan lisäämät riviselitteet tiliöinnissä. Ostolaskujen ostovelkatilillä Ohita riviselite on oletuksena valittuna.

Säännön nimi ja tositteen hyväksymisen asetukset

Tässä osiossa määritellään säännön asetukset ja se, miten sääntö hyväksyy tai jättää tositteet hyväksyttäväksi.

säännön hyväksymisehdot

 

Säännön perusasetukset

  1. Anna säännölle kuvaava nimi, jotta tunnistat sen helposti useiden sääntöjen joukosta. Oletuksena nimenä on Laskun lähettäjän nimi
  2. Sääntö on oletuksena aktiivinen. Voit poistaa aktiivisuuden, jolloin sääntö ei ole käytössä.
  3. Valitse Hyväksy automaattisesti, jos haluat säännön hyväksyvän käsittelemänsä tositteet automaattisesti kirjanpitoon.
  4. Jos poistat valinnan, sääntö tiliöi tositteet mutta ei hyväksy niitä. Tällöin tosite jää keskeneräiseksi ja voit hyväksyä sen itse.

 

Automaattisen hyväksynnän rajoitukset (Älä hyväksy jos...)

Voit asettaa automaattiselle hyväksynnälle ehtoja, jolloin voit tarkistaa tositteen ja hyväksyä sen manuaalisesti.

Älä hyväksy jos:

  • Laskun ALV ei täsmää kirjattuun arvonlisäveroon:
    • Sääntö tarkistaa, että tiliöity ALV ja laskulta tulkittu ALV täsmäävät
    • Enintään 0,20 euron ero hyväksytään.
    • Jos tiliöintiriville on valittu Ohita ALV kyseisen rivin arvonlisäveroa ei huomioida ALV-tarkistuksessa.
  • Tulkinnassa on lisätieto asiakkaalta:
    • Jos asiakas on lisännyt kommentin kuitin tai ostolaskun yhteydessä.
  • Summa ylittää annetun rajan:
    • voit määrittää summarajan, jonka ylittävät tositteet eivät mene automaattisesti hyväksytyiksi

 

Tiliöintiohjeet ja säännön tallennus

  1. Voit lisätä säännölle tiliöintiohjeet, jotka tallentuvat säännön yhteyteen

  2. Tallenna sääntö (F2). 

  3. Sääntö käsittelee heti olemassa olevat keskeneräiset tositteet. Järjestelmä ilmoittaa, mitkä tositteet sääntö hyväksyi automaattisesti ja mitkä vain tiliöitiin.

Automaattisen hyväksynnän yleiset tarkistukset

Ennen kuin tosite hyväksytään automaattisesti säännöllä, järjestelmä tarkistaa seuraavat ehdot:

  • Jos tositepäiväksi on määritetty Maksupäivä (koskee vain Ostolaskut, Easor App):
    • maksupäivä löytyy tositteelta
    • lasku on maksettu kokonaan tai kaikki osasuoritukset ovat samalla jaksolla
    • laskut, joissa on osasuorituksia eri jaksoilla, eivät mene automaattisesti hyväksytyiksi
  • Tulkittu laskun päivä on sama tai aikaisempi kuin laskun siirtopäivä järjestelmään (ei koske Ostolaskut, Easor App).
  • Laskun loppusumma ei ole 0,00 euroa (ei koske Ostolaskut, Easor App).