Kirjanpitojaksot
Kirjanpitojaksoille voidaan määrittää tila Avoin, Aineisto suljettu tai Lukittu. Kirjanpitoon saapuvat tositteet ohjautuvat avoimille jaksoille, ja tositteet lukittuvat, kun jakso lukitaan.
Tilikauden viimeinen jakso voi olla Avoin, vaikka seuraavan tilikauden jaksoja olisi jo lukittu.
- Voit lukita tai avata jaksoja tilikauden sisällä.
- Kun lukitset jakson, kaikki sitä edeltävät Avoin tai Aineisto suljettu -tilassa olevat jaksot lukittuvat automaattisesti. Jos lukitset tilikauden viimeisen jakson, myös koko tilikausi lukittuu.
- Voit lukita ja avata Maksut-jakson erikseen Ostolaskut, Easor App -tositekategorian tositteiden käsittelyä varten.
- Voit lukita Kirjanpito-jakson, myös mahdollisesti Avoin-tilassa oleva Maksut-jakso lukittuu automaattisesti.
Avoin Kirjanpitojakso
- Avoimelle jaksolle voi saapua uusia tositteita eri aineiston toimituskanavista.
- Hyväksyttyjä tositteita voidaan muokata (palauttamaan hyväksymättömiksi), kun jakso on Avoin -tilassa.
Avoin Maksut jakso
- Avoimelle jaksolle voi saapua uusia tositteita Easor App Maksut-palvelusta (tositekategoria Ostolaskut, Easor App).
- Hyväksyttyjä tositteita voidaan muokata (palauttamaan hyväksymättömiksi), kun jakso on Avoin -tilassa.
Aineisto suljettu (Kirjanpitojakso)
- Uutta aineistoa ei voi saapua jaksolle aineiston toimituskanavista, pois lukien:
- Tiliotteet
- Palkkatositteet
- Myyntireskontran muistio
- Myyntilaskut, Easor App kategorian tositteet.
- Jos muuta aineistoa saapuu jakson tositepäivälle, se siirretään automaattisesti seuraavan avoimen jakson ensimmäiselle päivälle.
- Esimerkki:
Tosite saapuu järjestelmään tositepäivämäärällä 1.1.2025, ja jakso 01/2025 on tilassa Aineisto suljettu.
Tällöin tosite siirretään seuraavan avoimen jakson ensimmäiselle päivälle.
Jos myös jakso 02/2025 on tilassa Aineisto suljettu, tosite siirtyy päivämäärälle 1.3.2025. - Hyväksyttyjä tiliöintejä voidaan muokata ja palauttaa hyväksymättömiksi, kun jakso on Aineisto suljettu -tilassa.
Lukittu (Kirjanpitojakso)
- Jakson tositepäivälle saapuva aineisto siirretään automaattisesti seuraavan avoimen jakson ensimmäiselle päivälle, pois lukien palkkatositteet sekä tiliotteet.
Esimerkki:
Tosite saapuu järjestelmään tositepäivämäärällä 1.1.2025, ja jakso 01/2025 on Lukittu.
Tällöin tosite siirretään automaattisesti seuraavan avoimen jakson ensimmäiselle päivälle.
Jos myös jakso 02/2025 on Lukittu -tilassa, tosite siirtyy päivämäärälle 1.3.2025. - Kun kirjanpidon jakso lukitaan:
- myös vastaava Maksut -jakso lukittuu.
- Easor App Maksut-palvelujen kuukausiraportit muodostetaan automaattisesti arkistoon (ostolaskuluettelo, ostovelkaluettelo, ostosuoritusluettelo).
- kaikki jaksolle kirjatut tositteet siirtyvät Lukittu -tilaan.
- tiliöintejä ei voi muokata suoraan
- muutokset tehdään korjaustositteella.
- Tositteet, joilla ei ole tositepäivää, siirtyvät näkyviin seuraavalle Avoin- tai Aineisto suljettu -tilassa olevalle jaksolle.
Lukittu Maksut
- Maksut -jakson lukinta siirtää Easor App Maksut -palvelussa olevien keskeneräisten (hyväksymättömät) ostolaskujen tositepäivämäärät seuraavalla avoimelle jaksolle.
- Asiakkaan hyväksymät laskut, joiden laskun päivämäärä osuisi lukitulle Maksut-jaksolle, ohjautuvat automaattisesti seuraavalle avoimelle Maksut-jaksolle.
Kirjanpitojakson tarkistaminen - Tarkistusraportti
Kirjanpito on suositeltava tarkistaa ennen jakson lukintaa tai julkaisemista. Kirjanpidon tarkistamiseen voi käyttää Tarkistusraporttia, joka avautuu jakson Toiminnot -valikosta.
- Valitse jakso, jonka kirjanpidon haluat tarkistaa
- Valitse Toiminnot-sarakkeen lista -kuvake, jolloin Tarkistusraportti avautuu omalle välilehdelleen.
- Käy läpi tase-erittely ja tuloslaskelma ohjelman automaattisten tarkistusten avulla.
- Kun kirjanpito on tarkistettu, voit siirtyä jakson Julkaisuun.
Kirjanpidon jakson julkaiseminen - Julkaise
Kun kirjanpito on tarkistettu, voit yhdellä painikkeella käsitellä useita kirjanpidon valmistumiseen liittyviä työvaiheita automaattisesti.
Julkaisu toiminto:
- lukitsee jaksot
- viestii asiakkaalle jakson valmistumisesta
- päivittää tiedot Easor App Raportointi-palveluun
- lähettää alv-ilmoituksen verohallintoon
- arkistoi ALV-raportit
- siirtää ALV-maksun Easor App Maksut -palveluun
- Valitse jakso, jonka kirjanpidon haluat julkaista.
- Klikkaa Toiminnot-sarakkeen lennokki -kuvaketta, jolloin julkaisuun liittyvät toiminnot avautuvat. Voit julkaista vain yhden jakson kerrallaan.
- Julkaisun yhteydessä
- Easor App Raportointi-palveluun päivittyy tieto kirjanpidon valmistumisesta
- Maksettavasta arvonlisäverosta siirtyy lasku Easor App Maksut-palveluun maksua varten.
Julkaisupainike on käytettävissä, kun
- Edeltävä kirjanpitojakso samalla tilikaudella on lukittu.
- Julkaistavan jakson viimeinen kalenteripäivä on menneisyydessä.
Esimerkiksi 30.10. ei voi julkaista lokakuun kirjanpitojaksoa. - Julkaistava jakso on kirjanpidon aloituspäivämäärän jälkeen.
Kirjanpidon aloituspäivämäärä määritetään käyttöönoton yhteydessä organisaation asetuksissa
Jos julkaisu ei ole mahdollinen tämän vuoksi, järjestelmä näyttää siitä ilmoituksen - Jakso on ollut aiemmin julkaistu, mutta se on avattu uudelleen tai asetettu Aineisto suljettu -tilaan ja jaksolle on kirjattu uusia tositteita.
Tästä tilanteesta ilmoitetaan punaisella huutomerkki -kuvakkeella. - ALV-ilmoitus lähetetään vain, jos aiemmin tehtyyn Alv-ilmoitukseen on tullut muutoksia
- Tällöin myös ALV-maksu muodostetaan ja arkistoidaan ALV-raportit.
Muita huomioita arvonlisäverosta:
- Jos jaksolle on jo muodostettu ALV-ilmoitus, järjestelmä muodostaa korvaavan ALV-ilmoituksen vain silloin, jos verokauden viimeksi ilmoitetut summat poikkeavat uudesta ALV-ilmoituksen mukaisesta ilmoitettavasta summasta.
- Järjestelmä muodostaa Ei toimintaa-ilmoituksen, jos verokauden ilmoitettavat summat ovat kaikissa kohdissa nolla.
- Jos organisaatio ei ole ALV-velvollinen, järjestelmä ei suorita arvonlisäveroon liittyviä työvaiheita.
Mitkä vaikuttavat julkaisun ALV tehtäviin
- Yritykset, joiden ALV-velvollisuus alkaa tai päättyy kesken ilmoitusjakson, kyseiselle ilmoitusjaksolle tuodaan kaikki kirjatut ALV-tapahtumat.
ALV-Ilmoitus muodostuu normaalisti, vaikka ALV-velvollisuus ei kata koko ilmoitusjaksoa. - Yrityksen ALV-ilmoitus voidaan tarvittaessa muodostaa käsin
- Alv ilmoituksen korjauskenttä:
- Jos alv-ilmoituksen korjauskenttään on lisätty sisältöä ilman, että ilmoitusta on vielä lähetetty kyseiseltä kaudelta, järjestelmä ei muodosta ALV-ilmoitusta automaattisesti ilmoituksen lähetyskuukaudella.
- Tässä tilanteessa, käyttäjälle näytetään ilmoitus, että ALV-ilmoitusta ei muodostettu automaattisesti, koska jakson ilmoitukselle on lisätty tietoja Korjaus-kenttään.
- Tällöin ilmoituksen sisältö on tarkistettava, ja ALV-ilmoitus ja ALV-maksu tulee muodostaa käsin.
Kirjanpidon aloituspäivämäärän vaikutus neljännesvuosi ja vuosi-ilmoittajien alv-ilmoituksiin
- Jos asiakas on neljännesvuosi-ilmoittaja ja kirjanpidon aloituspäivämäärä osuu ilmoitusjakson toiselle tai kolmannelle kuukaudelle, järjestelmä ei muodosta ALV-ilmoitusta automaattisesti.
Käyttäjälle näytetään tästä ilmoitus, ja ALV-ilmoitus sekä ALV-maksu tulee tarkistaa ja muodostaa käsin.
Esimerkki:- Kirjanpidon aloituspäivämäärä on 1.2.2020
- Yritys on neljännesvuosi-ilmoittaja.
- Kirjanpito-ohjelmassa julkaistaan jakso 3/2020.
- Kyseessä on 1. neljännes (Q1), johon kuuluvat kuukaudet 1.1.–31.3.
- Koska kirjanpidon aloituspäivämäärä on ilmoitusjakson toisella kuukaudella, ALV-ilmoitusta ei muodosteta.
- Vasta 2. neljänneksestä (Q2) alkaen ALV-ilmoitus muodostuu automaattisesti.
- Jos asiakas on vuosi-ilmoittaja ja kirjanpidon aloituspäivämäärä osuu keskelle vuotta, järjestelmä ei muodosta ALV-ilmoitusta automaattisesti.
Käyttäjälle näytetään tästä ilmoitus, ja ALV-ilmoitus sekä ALV-maksu tulee tarkistaa ja muodostaa käsin.
Esimerkki:- Kirjanpidon aloituspäivämäärä on 1.2.2020
- Yritys on vuosi-ilmoittaja.
- Kirjanpidossa julkaistaan jakso 12/2020.
- Kyseessä on vuosi, johon kuuluu kuukaudet 1.1.–31.12.
- Koska aloituspäivämäärä on ilmoitusjakson toisella kuukaudella, ALV-ilmoitusta ei muodosteta.
- Vasta seuraavasta vuodesta alkaen ALV-ilmoitus muodostuu automaattisesti