Tilimuuntoa käytetään, kun organisaation tilikartassa olevan tilin käyttötarkoitus muuttuu tai kun halutaan yhdistää kahden tai useamman tilin tapahtumat yhdelle tilille takautuvasti koko historiasta.
Lyhyt muistilista
- Milloin tilimuuntoa käytetään?
- Tilin käyttötarkoitus muuttuu
- Useita tilejä yhdistetään yhdeksi
- Muutos halutaan voimaan takautuvasti koko historiassa
- Tilimuunto koskee vain lukittuja tapahtumia.
- Ennen tilimuuntoa
- Lukitse kaikki aiemmat jaksot
- Tee muunto vasta valmiin tilinpäätöksen jälkeen
- Sovi ajankohta asiakkaan kanssa
- Tarvittaessa sovi käyttökatko (myyntilaskut, maksut, palkat, integraatiot)
- Varmista, ettei kukaan muu ole kirjautuneena organisaatioon
Tilimuunto ei päivitä toistuvia kirjauksia eikä verojaksotuksen ohjaustietoja.
- Vaihe 1: Tiliparit
- Määritä vanha tili → uusi tili
- Tarkista aina:
- Uusi tili on käytössä tilikartassa
- ALV-tilien ALV-säännöt vastaavat toisiaan
- Tilierittelytilit → myös uusi tili on tilierittelytili
- Vaihe 2: Tarkistus
- Tarkista muuntoraportti
- Tarkista tuloslaskelma ja tase
- Tulosta muuntoraportti
- Arkistoi raportti Easor App Dokumentit-palvelussa Tuo arkistoon näkymässä.
- Vaihe 3: Suoritus
- Käynnistä muunto: Aloita muunto
- Seuraa etenemistä
- Varmista, että muunto valmistui onnistuneesti
- Päivitä tarvittaessa:
- toistuvien kirjausten säännöt
- tiliöintisäännöt
- verojaksotuksen ja tiliöinnin ohjaustiedot
- Poista vanhat tilit käytöstä
- Pääkirjan voi päivittää Easor App sovelluksen Kirjanpitoaineistossa käsin tai antaa sen päivittyä automaattisesti yön yli.
- Tiedota asiakkaalle:
- uudet käytettävät tilit
- tilit, joita ei saa enää käyttää
- Virhetilanne ja varmistuksen palautus
- Varmistuksen palautus mahdollinen 24 h sisällä Tilimuunto → Aikaisemmat muuntoerät → (⋯) Palauta varmistus
- Muunnon jälkeen tee uusi tilimuunto tai korjaa muistiotositteilla.
Ennen tilimuuntoa
- Suositellaan, että kaikki nykyhetkeä edeltävät jaksot on lukittu.
- Jos tilinpäätös on kesken, tilimuunto tulee tehdä vasta tilinpäätöksen valmistuttua kokonaan.
- Tilimuunto ei vaikuta:
- toistuvien kirjausten sääntöihin ja tiliöintisääntöihin
- verojaksotuksen sekä tiliöinnin ohjaustietoihin
- nämä tulee tarvittaessa muuttaa manuaalisesti muunnon jälkeen.
- Easor App Myyntilaskut – ja Maksut -palveluissa jo tiliöityjen laskujen kirjanpidon tilit säilyvät ennallaan.
Suunnittelu ja käyttökatko
Tilimuunnon ajankohdasta on sovittava erikseen asiakkaan ja hänen palveluistaan vastaavien henkilöiden kanssa.
- Jos tilimuunnolla on vaikutusta:
- Easor App Myyntilaskut-palvelu
- Easor App Maksut -palvelu (itse tiliöivä asiakas)
- Palkkoihin
- Asiakkaan kanssa on sovittava käyttökatkosta etukäteen, jotta muunnon aikana:
- ei hyväksytä uusia ostolaskuja
- ei tehdä uusia myyntilaskuja
- ei ilmoiteta palkkoja
- ei siirretä aineistoa integraatioiden kautta
Lisäksi tulee varmistaa, että kukaan muu ei ole kirjautuneena organisaatioon eikä tee kirjanpitoa muunnon aikana.
Suorita tilimuunto
Tilimuuntotoimintoon voit siirtyä valitsemalla organisaation asetukset ja Tilikartta. Valitse tilikartan kolmen pisteen takaa toiminto Tilimuunto.
- Tilimuunto koostuu kolmesta vaiheesta:
- Määritä tiliparit
- Tarkista muutokset
- Suorita tilimuunto
- Muunto aloitetaan valitsemalla Uusi tilimuunto.
Vaihe 1 - Määritä tiliparit
Valitse Uusi tilimuunto ja määritä tiliparit joko manuaalisesti tai tuomalla ne Excel-tiedostosta.
Tiliparin määrittäminen manuaalisesti
- Vanha tili: tili, jonka tapahtumat muunnetaan
- Uusi tili: tili, jolle tapahtumat muunnetaan
- Kun alat kirjoittaa tilin numeroa tai nimeä, ohjelma ehdottaa tilejä organisaation tilikartasta.
- Tilipari tallennetaan vihreällä hyväksymispainikkeella.
- Uusi tilipari lisätään + Lisää tilipari -toiminnolla.
- Tilipareja voi muokata kynä -kuvakkeesta.
Huomioitavaa:
- Uuden tilin tulee olla käytössä organisaation tilikartassa
- Arvonlisäverollisilla tileillä uuden tilin ALV-säännön tulee vastata vanhaa
- Tilierittelytileillä myös uuden tilin on oltava tilierittelytili
Tiliparien tuonti Excel-tiedostosta
Jos muunnettavia tilejä on paljon, tiliparit voidaan tuoda Excel-tiedostosta.
- Tiedoston rakenne:
- Sarake A: vanha tili
- Sarake B: uusi tili
- Tuonti tehdään Tuo tiedostosta -toiminnolla. Ohjelma:
- tarkistaa tiliparien oikeellisuuden
- tuo vain virheettömät tiliparit
- ilmoittaa virheellisistä pareista
- Virheelliset tiliparit tulee korjata alkuperäiseen Excel-tiedostoon ja tuoda uudelleen.
Jos tilipareja lisätään käsin ja tämän jälkeen tuodaan tiedosto uudelleen, ohjelma kirjoittaa yli käsin lisätyt tiliparit.
Kun kaikki tiliparit on määritetty, siirrytään Seuraava-painikkeella tarkistusvaiheeseen.
Vaihe 2 - Tarkista muutokset
Kun kaikki tiliparit on määritetty, siirrytään Seuraava-painikkeella tarkistusvaiheeseen.
- Tässä vaiheessa ohjelma näyttää:
- Muuntoraportin
- Tuloslaskelma virallinen tileittäin
- Tase virallinen tileittäin
- Raporttien avulla voidaan tarkistaa, miltä viralliset raportit näyttävät muunnon jälkeen.
- tilimuunto tulee tehdä huolellisesti, koska mahdollinen virheellinen tilimuunto voidaan palauttaa vain 24 h sisällä. Tämän vuoksi raportit on tarkistettava ennen muunnon käynnistämistä.
- Jos tilipareja täytyy vielä muuttaa, palaa takaisin Edellinen-painikkeella.
- Tilimuunnosta voi myös poistua ja jatkaa myöhemmin Tilimuunto-näkymästä.
- Muuntoraportti tallentuu muunnon jälkeen Easor App Dokumentit palveluun, josta ne tulee viedä arkistoon Tuo arkistoon näkymässä.
Kun raportit on tarkistettu, käynnistä muunto valitsemalla Aloita muunto.
Vaihe 3 - Muunto
Muunnon eteneminen näytetään erillisessä ikkunassa.
Onnistuneen muunnon jälkeen ohjelma:
- ilmoittaa muunnon valmistumisesta
- kertoo, mitä asioita tulee vielä tarkistaa tai päivittää
- Tilimuunnosta tallentuu:
- muuntoaika
- muunnon suorittajan nimi
- merkintä Tilimuunto-osioon
- aikaleima tapahtumille, joiden tili on muunnettu
- Tieto muunnetuista tapahtumista löytyy Tapahtumahakunäkymästä valitsemalla sarake ”Tili muunnettu” näkyville.
Tilimuunnon jälkeen päivitä säännöt ja ohjaustiedot
Päivitä tarvittaessa:
- toistuvien kirjausten säännöt
- tiliöintisäännöt
- verojaksotuksen ohjausasetukset
- tiliöinnin ohjausasetukset
Työjonossa tai hyväksytyillä tositteilla olevat vanhat tilit voidaan muuttaa käsin. Vanhat, käytöstä poistettavat tilit tulee poistaa käytöstä tilikartasta.
Arkistoi muuntoraportti Easor App Dokumentit-palvelussa
Muunto muodostaa automaattisesti muuntoraportin ja siirtää Easor App Dokumentit-palveluun. Käy arkistoimassa muuntoraportti Tuo arkistoon -näkymässä.
Virhetilanne – varmistuksen palautus
Jos tilimuunnon jälkeen huomataan, että tilejä on muunnettu virheellisesti, voidaan ennen muuntoa otettu automaattinen varmistus palauttaa 24 tunnin kuluessa tilimuunnon suorittamisesta.
Tämän vuoksi:
- tilimuunto tulee tehdä huolellisesti
- raportit on tarkistettava ennen muunnon käynnistämistä
Varmistuksen palautus on ajallisesti rajattu, jotta kirjausketjut ja esimerkiksi tase-erien kohdistukset säilyvät eheänä.
Varmistuksen palauttaminen
Siirry Tilimuunto-osioon ja valitse muuntoriviltä kolmeen pisteen takaa Palauta varmistus.
Palautus koskee ainoastaan kyseisen muuntoerän lukittuja tapahtumia, joille palautetaan muuntoa edeltänyt alkuperäinen tili.
Kun palautus on valmis, ohjelma ilmoittaa siitä erikseen.
Jos varmistuksen palautus ei ole enää mahdollista
- Jos virhe huomataan vasta myöhemmin eikä varmistusta voi enää palauttaa:
- tee uusi tilimuunto tai
- korjaa tilit erillisillä muistiotositteilla siirtämällä saldo oikealle tilille tilanteen mukaan
Tiedota tehdyistä muutoksista
Tiedota asiakasta ja hänen palveluistaan vastaavia henkilöitä:
- uusista käytettävistä tileistä
- tileistä, joita ei saa enää käyttää
Huolehdi, että asiakkaan järjestelmissä tilimuunnon aiheuttamat muutokset päivitetään.
Pääkirjan voi päivittää Easor App sovelluksen Kirjanpitoaineistossa käsin tai antaa sen päivittyä automaattisesti yön yli.
